添付ファイル?Googleドキュメント?クライアントとのファイルを共有する安全な方法は何?

添付ファイル?Googleドキュメント?クライアントとのファイルを共有する安全な方法は何?

ライターをしていると、クライアントとはもちろん、取材先とも原稿そのほか様々なファイルをやりとりしなければいけないシーンがあります。そんなときに私が使っている主な方法を4つ紹介します。

1. メールに添付して送る

まずは、メールに添付して送る方法。以前からよく使われいてる定番の方法です。

ただし、この方法は送付できるファイルの容量に上限があることなどから今はあまり使っていません。画像がほとんど入っていないWordファイル1~2つくらいならぺらっと送ることもありますが、基本は避けています。また、相手先が企業の場合は、ウィルス感染のリスクを減らすために添付ファイルつきのメールは受信できないようにしているケースもあります。

2. オンラインストレージサービスを使う

オンラインストレージサービスにファイルをアップし、そのリンクをメールで送ってダウンロードしてもらう方法です。特に画像などの大容量ファイルを送る際によく使う方法です。私は会員登録をせずに使うことができるFirestoragehttps://firestorage.jp/ をよく使います。

ただ、この方法には問題が1つあります。それは、オンラインストレージサービスにはファイルの保管期限があるということ。そのため、私は特に金曜日や祝前日に送る場合は保存期間を7日間と長めに取っておくようにしています。「ファイルの保存期限は○日までなのでそれまでにダウンロードおねがいします」とひとこと添えてもいいかもしれません。

ただし、この方法も、企業によってはオンラインストレージサービスに社内ネットワークからアクセスできないようにしているところもあるので使えないケースがあるので注意が必要です。

3. グループウェアにアップロードする

案件によっては、ChatWorkやSlack、Trelloなどのグループウェアを利用してやりとりをすることもあります。その場合はグループウェアにファイルをアップしておくだけで済むので、非常に手軽に使用することがでのます。先方が可能であれば、この方法を使うのが一番楽かもしれません。

この方法の問題点は、取材先とのやりとりに使えないこと。取材関連の連絡のためだけにグループウェアに登録してください、というお願いはとてもじゃないけどできません……

4. Googleドキュメントを共有する

Googleドキュメントで原稿を作り、それをクライアントと共有することもしばしばします。この方法のメリットは、クライアントが原稿に直接チェックを入れられること。私はクライアントにドキュメントを共有するときは、だいたい相手に編集の権限も付与します。その上で「調整が必要なところは直接書き込んでいただいてかまいません」とお伝えし、チェックを入れてもらうようにしています。

で、どの方法が一番安心安全なの?

以上4つの方法を紹介しました。では、このうちどの方法が一番安心安全なファイル共有方法なのでしょうか。

実は、「これなら一番安心安全」という方法は相手によって変わります。というのが、クライアントはともかく、取材先って、特に企業なら会社や担当者によって推奨されるやり方が違うんですよね。A社はメール添付NGだけど、B社はOK。C社はストレージサービスOK。D社はGoogleドキュメントの共有はOKだけど、ストレージサービスはあまり好きでない……みたいな。

ですから、ファイル共有方法の正解は、最初に「ファイルをお送りしたいのですが、どういう方法でさせていただいたらよろしいですか?」と質問して相手に合わせること。なんでもいいですよ、と言われたら、「ではメールに添付してお送りします」とか「画像が多いので、ダウンロードのリンクお送りいたします」というように送るファイルに応じた方法をこちらから提案すればいいでしょう。

最後に、個人的な好みを言うなら、一番好きな方法はGoogleドキュメントです。ただ、取材先の方がGoogleドキュメントに慣れているとは限らないので、現実的に使う方法としては添付ファイル送付もしくはオンラインストレージサービス利用です。