電話orメール?依頼書は必要?取材の申し込み・お願いの方法について

電話orメール?依頼書は必要?取材の申し込み・お願いの方法について

取材記事を作成する場合は、相手に取材の可否を確認します。場合によってはお話をしているうちに盛り上がって「取材させてください!」と直接お願いすることもありますが、まあだいたいは先に電話やメールで連絡して、趣旨を説明して、対面もしくは電話などでリモート取材させていただくお願いをして、OKが出れば取材日時を決めるという流れです。

今回は、その取材のお願いにまつわるお話です。なお、このあたりの仕事の進め方はライターによって違います。今回はあくまで「私の」やり方であって、これが正しい!という正解の方法ではありません。

取材依頼はいつ出す?

取材依頼をまずどこでかけるかというタイミングの話。私はこれはケースバイケースです。

企画を出す段階で「こういう記事を書きたくて、取材を受けてくれそうなところを探している。お話を聞かせていただいていいですか」と問い合わせることもあります。お出かけ系の記事だと、とりあえず現地に行って、あとから補足的に話を聞くためにインタビューやコメントをお願いすることもあります。掲載媒体が決まっていないけれども、とりあえず「こういう記事を企画しているのですが、もしよろしければお話を聞かせていただけますか」みたいにまず問い合わせだけする、ということもあります。

ただ、どう取材のお願いをするにせよ、記事の内容や方向性をある程度決めて、ある程度取材対象に関する情報は集めておく必要はあります。そうしないと、取材のお願いのしようがありません。

取材は電話とメール、どちらでお願いするか

取材の申込み。これには大きくわけて、2つ方法があります。電話かメール(FBメッセンジャー、TwitterのDM含む)です。

まずは、取材先のサイトを見て、連絡方法をチェック。企業や各種団体の場合は問い合わせ先がだいたいサイトに掲載されているので、その連絡先に電話します。

悩むのが、メールと電話番号の両方が記載されている場合。手っ取り早いのは電話なので、私は番号がわかるようであれば電話します。メールフォームしかない場合は、メールで送ります。

実は、個人的な好みをいえば、文章できっちり名乗れて企画趣旨なども説明しやすいメールで問い合わせるほうが好きです。ただ、経験上、メールフォームでの問い合わせって返信に時間がかかるケースがあるんですね。なので、電話をかけて、簡単に事情を説明して「詳細は文面で送りたいので、ご担当者様のメールアドレスを教えていただくことはできますか?」とお願いすることが多いです。これで、電話とメールのいいとこどりができます。

また、企業ではなく市民団体や個人の場合は、そもそもサイトを持っていない場合もあります。そんなときは、ブログやSNSのアカウントを探して、SNSのアカウント宛にメッセージを送ることもあります。

取材依頼書を送るかどうかはその時次第

取材をお願いするときに、取材の趣旨を文書化した取材依頼書を書き、相手に渡すケースもあります。が、私の場合は取材依頼書はほとんど書いたことがありません。電話の場合は口頭での説明で、メールやメッセージの場合は本文できちんと身元・記事の趣旨・掲載媒体(決まっていれば)などを説明すればそれでことたりた場合がほとんどです。個人的には、メールにファイルを添付するのはあまりすきでないので、取材依頼書なしで事足りることが多かったのはありがたく感じています。

もちろん、これは私が今までたまたまそういうのを求められないところにばかり取材していたから、という可能性もあると思います。企業によって、きちんと依頼書や趣意書を提出して社内で検討してもらう必要があるの可能性も十分あります。そういうときに備えて、私も念のため取材依頼書・取材趣意書のテンプレートは作ってあります。

大切なことは、伝えるべきポイントをきちんと伝えること

ということで、取材のお願い方法はケースバイケースで変えています。ただ、どの方法をとるにせよ、伝えるべきことは同じ。

・誰が
・どういう意図で
・どういう記事を書いて
・どういう媒体に掲載したいか(未定なら未定と伝える)

この4点です。このポイントを誠実に伝えれば、それでいいのではないかな、と思います。まあ、それでも断られることもあるのですが、その対応はまた別のお話。

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鶴原早恵子
京都在住フリーライター。SEO記事から取材・インタビュー記事まで作成。取材可能範囲は関西中心に、全国・リモートも対応いたします。鉄道・お出かけ系記事の場合は写真も自分で撮影可能。鉄道好きなのに乗り物酔い体質なのが悩みのタネ。